Responsive image
Selamat Datang di Website Dinas Kesehatan Kab. Kutai Kartanegara | Mohon maaf, website masih dalam tahap pengembangan | Better Information - Better Decision - Better Health

WQA RECOMENDED ISO DINKES KUKAR TAHUN KELIMA

Kamis, 4 Mei 2017

“Continuous Improvement Terus Dilakukan Oleh Dinkes, Terbukti Kepuasan Pelanggan Selalu Diatas Nilai 80” Kadinkes Kukar.

KUKAR : Penerapan Manajemen Mutu ISO Dinkes Kukar sudah memasuki tahun kelima, namun semangat menjalankannya tetap masih membara. Hal ini tergambar dari senyum keceriaan seluruh  jajaran manajemen dan staf Dinkes saat acara Opening Meeting Audit Eksternal dari Lembaga Internasional WQA Surabaya yang diwakili oleh Exspert Auditor dokter Rahayu yang akrab dipanggil Ayu dan Arfi Maulana. “Penerapan ISO di Dinkes Kukar sudah menginjak tahun kelima, kami yakin optimal dalam melakukan “continuous improvement” dan sudah menerapkan kebijakan manajemen resiko dalam setiap perencanaannya, serta mulai menyiapkan penyesuaian penerapan ISO untuk versi 9001-2015“Ujar Arfi saat Opening Meeting Audit Eksternal di Ruang Terbuka Dinkes Kukar didampingi oleh kepala Dinas, seluruh pejabat dan jajaran staf. (2/5).

 

Arfi menjelaskan, dirinya dan dokter Ayu, selama satu hari akan melakukan audit melalui komunikasi dengan seluruh kepala bidang, kepala seksi dan kepala subagian untuk melihat bagaimana  masing-masing bagian tersebut  melakukan proses perencanaan, menetapkan tujuan dan menetapkan sasaran mutu dengan benar dan didukung dokumen telusurnya.

Dalam melaksanakan tugasnya, kedua auditor membagi sasaran audit pada empat bidang dua belas seksi dan tiga subag. “Audit yang kami lakukan menekankan pada proses Plan Do Check Action pada masing-masing program dengan mencermati dokumen Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Sasaran Mutu  dan cara pencapaian dari sasaran mutu tersebut” Tegas Arfi.

 

Ia juga menambahkan selain penekanan organisasi pada proses PDCA, auditor juga mencermati proses 5R yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin yang secara harfiah hal tersebut tidak boleh dibolak-balik.

 Sore hari setelah melakukan audit dokumen ISO, mereka menyampaikan hasilnya pada acara Closing Meeting yang dihadiri oleh Top Manajemen, Jajaran Tim ISO dan seluruh staf Dinkes Kukar.

Arfi yang melakukan audit pada Bidang SDK dan Manajemen Representatif Sekretariat ISO Dinkes mengungkapkan,secara umum penerapan manajemen mutu dengan pendekatan PDCA sudah dilakukan, namun diperlukan penyempurnaan manajemen terkait temuannya. Pertama, penetapan sasaran mutu hendaknya lebih spesifik dengan program kerja pada masing-masing seksi, yang kedua menekankan pada penerapan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) agar dokumen telusur mudah untuk didapatkan. Kategori penyimpanan sederhana dokumen dapat dilakukan dengan pemilahan jenis dokumen yang sering  dan jarang digunakan serta diberikan identifikasi setiap setiap tempat dokumen tersebut berada.

 

Terkait dengan kegiatan yang dilakukan oleh Sekretariat ISO, pihak WQA berharap Manajemen Represantatif pada saat Rapat Tinjauan Manajemen melakukan evaluasi  hasil audit internal dan penetapan tindak lanjut penyelesaian temuan agar masalah tersebut tidak menjadi temuan yang sama dikemudian hari.

Sementara itu auditor dokter Ayu yang melakukan audit di Bidang Yankes, P2PL dan Sekretariat mengungkapkan beberapa hal terkait hasil temuannya. Yang pertama Pembuatan Prosedur kerja dan Instruksi Kerja hendaknya lebih muda dipahami dan sesuai dengan tujuan program, yang kedua sudah ada rapat bidang namun belum ada bukti pelaksanaan kegiatan tersebut, yang ketiga sebagian seksi belum membuat dokumen hasil monitoring dan evaluasi serta umpan balik pencapaian kegiatan Puskesmas. Ia menyarankan selain perbaikan hal-hal diatas juga menyarankan organisasi menetapkan sasaran mutu yang lebih menggambarkan untuk peningkatan kinerja setiap unit dilengkapi dengan definisi operasional yang jelas serta menyusun rencana untuk mencapai target.

 Dari hasil kajian mendalam Tim Auditor WQA, dokter Ayu menyimpulkan bahwa, Penerapan ISO di Dinas Kesehatan Kukar berjalan dengan baik, kondisi 5R memuaskan selama proses audit, namun terdapat temuan 6 Minor dan 19 Observasi yang tetap harus dilakukan penyempurnaan. “Kami menyatakan WQA masih memberikan rekomendasi terhadap Penerapan Manajemen Mutu ISO 9001-2008 di Dinas Kesehatan Kabupaten Kutai Kartanegara, dengan catatan semua temuan tersebut ditindaklanjuti oleh organisasi paling lambat satu minggu” Pungkas dokter Ayu.

 

Menanggapi hasil audit tersebut Arif Penaggung jawan Program Mutu Pelayanan berharap audit ini menjadi momentum peningkatan pelayanan di Dinkes lebih  baik lagi dan semua jajaran melakukan perbaikan berkelanjutan supaya menjadi budaya mutu bagi pimpinan dan staf.

 Terkait dengan hasil audit ini Kadinkes Kukar merasa senang dan mengatakan “Dengan rekomendasi lembaga Internasional WQA terhadap penerapan ISO Tahun kelima ini, menunjukkan Dinkes Kukar melakukan selalu upaya continuous improvement. Terbukti pembuatan dokumen Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja meningkat dari kurang lebih 200 dokumen sekarang sudah menjadi lebih dari 300 dokumen. Selanjutnya hasil survai kepuasan pelanggan selalu diatas nilai 80 dan semangat kerja karyawan yang tinggi tetap terjaga. Ini terbukti filosofi ISO telah menjadi budaya kerja di Dinkes”

Simpan sebagai :

Berita terkait :